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Cómo las asociaciones de oficinas abordan el trabajo híbrido, los objetivos cero netos

Los propietarios e inquilinos se están uniendo para abordar problemas complejos que enfrentan las empresas

10 de mayo de 2023

Adaptarse a los altibajos de asistencia a la oficina en los lugares de trabajo híbridos es un reto permanente para los directivos de las empresas. Otro es cumplir las exigencias medioambientales, sociales y de gobernanza.

Cada vez más, propietarios e inquilinos trabajan juntos para abordar ambos problemas.

Inquilinos y propietarios estudian ahora formas más eficientes de gestionar los nuevos patrones de uso de las oficinas, incluidas condiciones de arrendamiento flexibles, en un planteamiento más colaborativo de dos de los problemas más acuciantes para muchas empresas.

"En los últimos 18 meses se han producido muchos cambios: propietarios e inquilinos se preguntan cómo pueden colaborar", afirma Michael Greene, responsable de representación de inquilinos de JLL en Australia.

"Los inquilinos dicen: 'Nos hemos comprometido con el medio ambiente, ¿qué significa esto cuando ahora firme un contrato de alquiler'? Un compromiso neto cero significa que el inquilino debe ocupar un edificio respetuoso con el medio ambiente, idealmente uno neto cero, para cumplir su objetivo. La realidad es que no existen muchos de estos".

Greene fue uno de los especialistas que analizaron el futuro de los lugares de trabajo en la Cumbre sobre el Futuro del Espacio de Oficinas, celebrada en Sídney (Australia) en marzo.

Le acompañaron Kate Pilgrim, directora de compromiso con el mercado del arrendador de oficinas Charter Hall, y Gwendy Arnot, directora general de servicios en el lugar de trabajo de la aseguradora Allianz.

En la actualidad, los inquilinos esperan que los edificios estén plenamente operativos de 7 de la mañana a 7 de la tarde, todos los días de la semana, con la expectativa de que los servicios públicos, como la iluminación y el aire acondicionado, funcionen a pleno rendimiento. Sin embargo, los ponentes coincidieron en que esto puede estar desfasado si se tiene en cuenta la naturaleza cambiante de los horarios comerciales y el trabajo híbrido.

"Si la gente viene a la oficina sólo tres o dos días a mitad de semana, ¿cómo trabajamos con los propietarios para reducir el consumo de energía (en los días restantes)?". dijo Arnot, de Allianz. "Y algunos días, los pisos están completamente vacíos. Ahora nos preguntamos ¿cómo apagamos un piso por completo?" 

Un enfoque de asociación

Pilgrim planteó la importancia de las asociaciones estratégicas entre inquilinos y propietarios para combatir el aumento de los costos de energía y cumplir con las iniciativas de sostenibilidad.

"Es necesario tener conversaciones con las empresas y los gobiernos sobre la construcción de horarios de operación", dijo. "Es un proceso educativo. Como propietario, salir y tener conversaciones con los clientes aumenta las oportunidades de asociación".

Otra preocupación discutida fue minimizar el tiempo que lleva negociar los arrendamientos, con el objetivo de reducir los desacuerdos entre el inquilino y el propietario más adelante. El aumento de los requisitos de gobernanza significa que los inquilinos deben cubrir una variedad de problemas en los arrendamientos, como la lucha contra la esclavitud moderna, lo que podría aumentar el número de problemas que deben resolverse.

"Las negociaciones difíciles deben realizarse temprano", dijo Arnot. "Los contratos de arrendamiento podrían finalizarse en cuestión de semanas, ya que todas las conversaciones ya se han tenido, hasta las cláusulas negociadas y escritas".

Se requiere una mayor flexibilidad

Los panelistas estuvieron de acuerdo en que los contratos que imponen muchas obligaciones al propietario y al inquilino, y que técnicamente no se pueden cambiar, son una pesadilla.

Una solución sugerida fue establecer un comité de administración entre las dos partes para poder cambiar los parámetros operativos de los edificios con mayor flexibilidad, dijo Greene en JLL.

"Un inquilino puede querer que el aire acondicionado esté encendido en el edificio de 7 a.m. a 7 p.m., pero eso causará estragos en los compromisos ambientales de un propietario para reducir la energía", dijo. "En verano, todo el mundo entra a las 7 de la mañana y sale a las 5 de la tarde. Podemos llevar el aire acondicionado de vuelta a las 6pm en lugar de las 7pm. En invierno cerraremos los pisos… el contrato de arrendamiento debe tener un mecanismo que permita que eso suceda entre el propietario y el inquilino".

Arnot dijo: "A menos que el propietario y el inquilino puedan entender que tenemos que ser flexibles y modificar los contratos de arrendamiento según corresponda cuando las cosas cambien, siempre vamos a tener problemas. Es necesario que haya una relación profunda de confianza y confianza porque está en un contrato de arrendamiento por un tiempo muy largo".

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