Cuatro formas de agilizar las operaciones del laboratorio

Si bien el gasto en investigación y desarrollo (I+D) está en su punto más alto, también lo está la enorme presión para cumplir con plazos de investigación implacables. Sin embargo, las tareas diarias de gestión de operaciones de laboratorio, mantenimiento y logística de la cadena de suministro pueden distraer a los investigadores de la necesidad de permanecer enfocados en el desarrollo de nuevos productos.

Las prácticas de gestión de instalaciones (Facilities Management) son un factor importante para determinar si una instalación de I+D es capaz de optimizar la eficiencia y la productividad. Algo tan simple como quedarse sin material de vidrio limpio puede ralentizar el trabajo crítico del laboratorio. Luchar para localizar los registros de las instalaciones en respuesta a una consulta regulatoria puede ser una distracción importante de las tareas de las instalaciones de misión crítica. Incluso el mal funcionamiento de un equipo menor puede destruir valiosos productos de investigación o un experimento en curso.

Dada la naturaleza crítica de las operaciones de las instalaciones en el entorno de un laboratorio, es esencial que los gerentes de y los equipos de FM acuerden las prioridades de las instalaciones. Selecciona una de las siguientes prioridades para determinar las acciones de misión crítica que tu equipo de administración de laboratorio debe tomar para optimizar la productividad de I+D en tus instalaciones. 

Asegúrate de que el equipo de laboratorio funciona de manera eficaz. La gestión ineficaz de los equipos de laboratorio puede ralentizar el ritmo de la investigación y aumentar el riesgo de contaminación, infracciones de cumplimiento y daños a los materiales de investigación. En un ejemplo dramático, un mal funcionamiento del congelador en el Hospital McClean dañó un tercio de la colección más grande del mundo de muestras cerebrales de autismo. Sin embargo, los investigadores y los administradores de laboratorio no necesariamente tienen la experiencia necesaria para mantener el equipo crítico funcionando las veinticuatro horas del día.

Por lo tanto, depende del equipo de las instalaciones maximizar el tiempo de actividad del laboratorio y proteger los valiosos inventarios que requieren condiciones ambientales precisas. Por ejemplo, una de las principales prácticas es instalar sensores que supervisan el rendimiento del equipo y alertan automáticamente al personal de FM cuando el equipo funciona mal, como cuando un refrigerador no mantiene la temperatura adecuada. 

¿Qué tengo que hacer a continuación?

Adopta el mantenimiento preventivo. Los sistemas eléctricos, de calefacción, ventilación y refrigeración pueden funcionar mal en cualquier momento, desencadenando problemas que pueden amenazar una línea de producción o incluso cerrar una instalación completa. Los equipos de FM líderes de la actualidad están adoptando estrategias de optimización de mantenimiento preventivo (PMO) y mantenimiento predictivo para optimizar el tiempo de actividad.

En lugar de seguir los programas de mantenimiento preestablecidos por el fabricante del equipo o las prácticas corporativas, el mantenimiento preventivo utiliza tecnologías sofisticadas para monitorear el desempeño del equipo. Si el monitoreo revela que un equipo está excediendo los niveles de vibración aceptables, un ingeniero puede descubrir y remediar la causa raíz antes de que ocurra una avería completa.

Al gestionar las reparaciones y reemplazos de los equipos sobre la base del desgaste real, un equipo de FM puede evitar averías costosas, prolongar la vida útil de los equipos y, en última instancia, reducir los costos de I+D. Sin embargo, el mantenimiento preventivo requiere tecnologías y experiencia específicas que no necesariamente están disponibles en el equipo de FM promedio.

Otra ventaja del mantenimiento preventivo es que ayuda a prevenir el desperdicio de energía. Los costos de energía pueden ser altos en los laboratorios de hoy en día, con un uso intensivo de tecnología, y tanto los equipos de construcción como de laboratorio desperdician energía cuando el mantenimiento es deficiente. Por el contrario, el desperdicio de energía disminuye cuando el equipo funciona de la manera más fluida y eficiente posible. 

¿Qué tengo que hacer a continuación?

Mantente al día sobre la seguridad en el laboratorio y el cumplimiento normativo. Un entorno de trabajo seguro es esencial para los investigadores, cuando una campana extractora de humos funciona mal o el hidrógeno es almacenado incorrectamente puede tener consecuencias que alteran la vida. Sin embargo, mantener un laboratorio seguro es una de las tareas de gestión de laboratorio que requiere más recursos. El cumplimiento continuo de las regulaciones de seguridad de laboratorio o la respuesta a una consulta regulatoria limitada en el tiempo pueden consumir muchas horas de valioso tiempo del personal.

Todo, desde duchas de seguridad hasta extintores de incendios, debe revisarse y documentarse, junto con los protocolos de almacenamiento, gestión y eliminación de materiales peligrosos o inflamables. El monitoreo de la calidad del aire interior es un trabajo vital, pero también consume mucho tiempo, ya que requiere inspecciones y documentación del desempeño de la campana extractora, ventilación y otros componentes de laboratorio relacionados con la calidad y la seguridad del aire interior. También es esencial mantener muchos otros tipos de documentación reglamentaria, desde el almacenamiento y la gestión de productos químicos controlados hasta los protocolos para el envío de muestras de un laboratorio a otro.

Las frecuentes fusiones y adquisiciones en la industria de las biociencias a menudo pueden dar lugar a actividades de cumplimiento incoherentes o descuidadas. Tras una importante fusión, una empresa biofarmacéutica global descubrió los riesgos de cumplimiento normativo en su negocio en rápida evolución. Las prácticas de cumplimiento no estaban normalizadas ni necesariamente actualizadas, a pesar de que las inspecciones reglamentarias eran cada vez más frecuentes a la luz de la fusión.

Un libro de cumplimiento y control de calidad puede ayudar a garantizar el cumplimiento y la preparación en los laboratorios de tu organización. Para la compañía biofarmacéutica global, sin embargo, la solución más rápida fue recurrir a su proveedor de servicios de FM subcontratado para garantizar el cumplimiento consistente y bien documentado de las instalaciones entre los laboratorios de I+D y de producción de la compañía. 

¿Qué tengo que hacer a continuación?

Mantente al día con el lavado del material de vidrio y los suministros de investigación. Los problemas mundanos, como la falta de cristalería limpia o el pedido de suministros, pueden no ser desastrosos, pero pueden ralentizar el trabajo crítico de llevar medicamentos y tratamientos al mercado rápidamente. En un laboratorio típico, los suministros provienen de numerosos proveedores diferentes, lo que crea un desafío logístico en la cadena de suministro que puede desviar horas del foco de investigación. Es posible que tus laboratorios no tengan un protocolo estándar para monitorear los niveles de inventario y garantizar que siempre haya suministros adecuados disponibles.

El material de vidrio también puede ser un problema en la productividad, porque es esencial para muchos procedimientos de I+D, y el material debe servir como recipiente neutro para garantizar resultados de pruebas precisos, imparciales y reproducibles. Dependiendo del tipo de investigación que se esté realizando, el material de vidrio de tu laboratorio a veces puede requerir disolventes de limpieza especializados, equipos o métodos para evitar que los residuos microscópicos interfieran con las determinaciones analíticas. Incluso la contaminación por trazas puede causar problemas con experimentos y procedimientos altamente sensibles, por lo que un profesional de FM calificado es imprescindible incluso para las tareas más pequeñas.

¿Qué tengo que hacer a continuación?

Explora una asociación de gestión de instalaciones de laboratorio

Asociarse con un proveedor de servicios de FM centrado en el laboratorio puede mantener tus laboratorios funcionando sin problemas y liberar a los investigadores para que se enfoquen en la innovación. Por ejemplo, un socio calificado tendrá la experiencia para llevar prácticas de mantenimiento preventivo a tu equipo de laboratorio para maximizar el tiempo de actividad del equipo. Tu socio podrá asegurarse de que siempre tengas a mano el material de vidrio limpio y aprovechar una red de cadena de suministro global para garantizar la disponibilidad de insumos críticos.

Un socio calificado también se asegurará de que tus instalaciones cumplan con los estándares y puede ayudarte a responder a las consultas regulatorias con una interrupción mínima. Por ejemplo, una empresa biofarmacéutica mundial pudo reducir a cero las violaciones y los hallazgos normativos de sus instalaciones al asociarse con un proveedor de servicios de FM con conocimientos especializados en I+D de biociencias y operaciones de fabricación.

Ese conocimiento volvió a ser invaluable cuando la compañía global estaba construyendo un nuevo vivero y un laboratorio de investigación, además de una importante instalación de investigación de la Costa Oeste de los Estados Unidos. Al colaborar con el equipo de construcción, los administradores de FM pudieron garantizar que las nuevas instalaciones cumplieran las normas reglamentarias y que el equipo se pusiera en marcha y estuviera listo para su uso el día de la inauguración.

En combinación, estas prácticas y otras reducen los costos de las instalaciones de I+D, al tiempo que mejoran el cumplimiento, la calidad y la seguridad. Igualmente importante, el alivio de las tareas relacionadas con los detalles críticos de FM permite a los investigadores concentrarse en el trabajo de misión crítica de desarrollar medicamentos que salvan vidas en lugar de en la minucia de mantener el equipo en funcionamiento.

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