Por qué los programas de cambio requieren una mentalidad ágil

¿Cuál es la fase más difícil para cualquier organización? Soportar y gestionar el cambio. Los programas de cambio tradicionales, se ejecutan secuencialmente de una etapa a la siguiente y pueden tardar varios meses, hasta un año o incluso más en completarse. Este proceso exigente y laborioso puede no “sentirse” bien en el acelerado entorno empresarial de hoy en día, donde la interrupción siempre está presente.

Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones acelerar el proceso de cambio mientras manteniendo un enfoque en la calidad?

¿La respuesta sería la metodología Ágil?

Una respuesta es echar un vistazo al sector de la tecnología, que ha priorizado durante mucho tiempo la necesidad de velocidad. Para las empresas de tecnología, el cambio rápido es la norma, y los productos deben actualizarse constantemente. Al mismo tiempo, estos productos deben cumplir con altos estándares en un mercado altamente competitivo: una caída en la calidad asegurará un golpe en su reputación.

¿Cómo pueden las empresas tecnológicas mantenerse al día con este ritmo implacable para entregar productos y servicios a tiempo? Parte de la respuesta sería Agilidad, una metodología de gestión de proyectos destinada a aumentar el enfoque del usuario, la colaboración entre equipos y la velocidad de comercialización.

El método ha demostrado ser una de las metodologías más efectivas que han surgido en los últimos años. Según un estudio de 2015 del Grupo Standish, los proyectos gestionados con la metodología Ágil fueron un 300% más exitosos que los proyectos gestionados con modelos tradicionales.

En breve, la metodología Ágil no solo resultó en una entrega rápida, sino que también aseguró un mayor éxito que los modelos tradicionales.

Ágil vs. tradicional

¿Por qué la metodología Ágil es mucho más exitosa? Echemos un vistazo a las diferencias entre los modelos ágiles y los tradicionales, en términos de ejecución de proyectos, resultados y riesgos:

¿Qué significa la metodología Ágil para la gestión del cambio?

Cuando se trata de la gestión del cambio, también podemos tomar partes de la metodología Ágil para conseguir resultados más rápidos. Consideremos algunos aspectos de la metodología Ágil que pueden beneficiar a sus proyectos de gestión del cambio:

Un enfoque fuerte en el usuario

Una de las mayores fortalezas de la metodología Ágil es que el usuario está en el centro. Cada proyecto comienza con la pregunta más básica: ¿Qué quiere el usuario?

Estas preguntas forman lo que los profesionales de la metodología ágil llaman 'historias del usuario'. Esto es lo que necesitamos del producto. Por ejemplo, es posible que quiere desarrollar una aplicación y una de las funciones clave es poder iniciar una sesión en el producto utilizando la contraseña y el nombre de usuario. Cómo se puede hacer esto y cómo debería verse se explica claramente al principio antes de que comience el trabajo. Una vez que los criterios de pre-aceptación están claramente definidos, el trabajo comienza. Y cuando se completa, el trabajo se juzga en función de los criterios para evaluar si se ha completado correctamente.

En el caso de la gestión del cambio, el uso de la metodología Ágil significa que el enfoque cambia a los afectados por el cambio y cómo el cambio puede beneficiarlos. Acordar lo que hay que hacer en primer lugar significa que el éxito se puede medir en términos concretos. El principal beneficio del modelo Ágil es que se minimiza la brecha entre lo que se espera y lo que se entrega a través del proceso de cambio, es decir, los beneficios tangibles centrados en el usuario.

Mayor visibilidad, mayor compromiso

Una de las razones por las que los proyectos de cambio fallan o pierden fuerza es la falta de la visibilidad. Los afectados por el proyecto a menudo no son conscientes de lo que está sucediendo y esto puede hacer una gran diferencia en la moral. Bajo la metodología Ágil, el equipo recibe un recordatorio visual de las actividades a través de "cambiar muros" – pizarras o paredes con notas adhesivas.

Esto permite a todas las partes involucradas ver el progreso del proyecto, revisar en qué está trabajando el equipo, evaluar indicadores y obtener información sobre los impedimentos. Si esto se adapta a la gestión del cambio, es probable que estas herramientas aumenten los niveles de participación de los participantes y aumenten su sentido de propiedad del proyecto.

Los comentarios continuos son claves para mejorarse

Todos sabemos que mantener los niveles de energía altos durante un proyecto de cambio es un desafío. Esto es de esperar especialmente cuando se distribuye el equipo de cambio. Entonces, los gerentes de la metodología Agil piden reuniones frecuentes para mantener al equipo sincronizado. Estas reuniones suelen ser cortas, pero proporcionan información instantánea. Esto, a su vez, mejora el progreso hacia los resultados planificados.

Otro mecanismo utilizado por los profesionales de la metodología ágil al final de un ciclo de la entrega se llama "retrospectivo" o "retrospecto". Esta es una reunión donde el equipo reflexiona sobre lo que sucedió y cómo se podría mejorar la entrega en el futuro. En resumen, es probable que los comentarios garanticen una alineación más estrecha con las expectativas. Esto debería resultar en el logro de los objetivos del proyecto más rápidamente.

Resultados más rápidos, plazos más cortos

En el corazón de la metodología Agil está el concepto del resultado a través de múltiples iteraciones, o ciclos con plazos fijos y cortos. La idea detrás de este concepto es simple: cada etapa proporciona un progreso incremental hacia el objetivo.

Adaptar esto para un proyecto de cambio podría significar dividir el proyecto largo en fases más pequeñas. El objetivo es completar cada fase, demostrar su éxito y aprender de cada iteración antes de pasar a la siguiente fase. Los resultados tangibles también significan que los afectados por el cambio ven el valor real antes. El proceso de compartir el éxito típicamente actúa como un catalizador para la adopción rápida, el cambio de seguimiento rápido.

¿La metodología Ágil funciona para todos los proyectos?

La metodología Agil no es el único modelo con el que trabajar. Los modelos tradicionales funcionan bien cuando los requisitos están claramente definidos y no se esperan cambios significativos durante la implementación.

En otros casos, y especialmente en el entorno empresarial actual, la adopción de los principios ágiles para programas de cambio puede resultar en la implementación con resultados más rápidos. La adopción de prácticas ágiles, sin embargo, significa un cambio cultural para las partes interesadas y los directivos superiores. La entrega ágil requiere mayores niveles de compromiso; los resultados más rápidos requieren una mayor participación.

En cualquier caso, cada proyecto tiene sus peculiaridades. Metodologías como Ágil, Pensamiento de La Inversión y Pensamiento Del Diseño (Inversion Thinking and Design Thinking) deberán adaptarse a las necesidades de un proyecto – permanecer flexible es clave. En otras palabras, el mejor enfoque es el que hace el trabajo.