¿Es la administración de arrendamientos el héroe desconocido de tu estrategia de cartera?

Aunque a veces se delega en los departamentos de contabilidad o arrendamientos, la administración de arrendamientos implica mucho más que almacenar datos de arrendamientos o administrar los pagos de alquiler. De hecho, abarca una gama de funciones críticas de la cartera, como la abstracción de los datos del arrendamiento de acuerdo con un alcance acordado y la gestión de fechas críticas, revisiones financieras, procesamiento de pagos, recaudación de ingresos, auditorías de escritorio y mucho más.

Beneficios de un enfoque integral para la administración de arrendamientos

Un enfoque descoordinado para la administración de los arrendamientos puede resultar en fechas críticas perdidas, datos de arrendamiento inexactos, pagos de alquiler atrasados o pagos excesivos por cargos inexactos. Un enfoque proactivo basado en análisis no solo reduce estos riesgos, sino que también facilita la identificación de activos infrautilizados, carteras de tamaño adecuado y oportunidades para reducir costos.
Por ejemplo, una compañía global de bienes de consumo envasados (CPG) dice que sus gerentes de bienes raíces confían en la precisión de los datos y el gobierno de la administración de arrendamiento para respaldar su planificación estratégica. Los aportes del equipo de administración de arrendamiento son un componente crítico de los informes y la inteligencia de negocios utilizados para tomar decisiones.
La pandemia de COVID-19 también ha arrojado nueva luz sobre el valor estratégico de la administración de arrendamientos. Muchos líderes de bienes raíces corporativos que han buscado aplazamientos o reducciones de alquiler para compensar el impacto en sus negocios han visto el valor de tener acceso instantáneo a información precisa de arrendamiento y visión del mercado para informar las discusiones con sus propietarios.

Además de negociar concesiones, la administración eficaz de arrendamientos también puede ayudar a las organizaciones a determinar la mejor manera de ajustar su huella para un mundo cambiado por el COVID. Una única fuente de la verdad que agrega todos los términos y obligaciones del arrendamiento proporciona una visibilidad importante de los plazos de renovación y vencimiento del arrendamiento. Y el acceso eficiente a datos clave, como los vencimientos pendientes de los arrendamientos, facilita la evaluación rápida de las oportunidades para dimensionar correctamente la cartera.

La compañía CPG citada anteriormente afirma que la administración de arrendamientos sin fisuras durante la pandemia de COVID ha ayudado a su equipo a administrar sin problemas sus pagos globales de bienes raíces, asegurando que se reciban las facturas, se procesen los recibos de bienes y se liberen los pagos. En los casos en que la empresa haya recibido una reducción del alquiler relacionada con COVID, la administración de arrendamientos ha ayudado a garantizar un pago preciso a los proveedores y también ha incluido la gestión de las comunicaciones con los proveedores que tuvieron problemas para enviar las facturas correctamente debido a problemas de trabajo desde casa.

Componentes de un programa eficaz de administración de arrendamientos

A continuación, se presentan tres componentes clave de un programa de administración de arrendamientos centralizado y basado en datos que pone las bases para la planificación estratégica de la cartera::

1. Visibilidad de los plazos y términos del arrendamiento y de los riesgos y oportunidades asociados

¿Sabes cuándo expiran tus contratos de arrendamiento? ¿Y dónde tienes opciones que incluyen cláusulas de renovación y contracción, así como muchas otras obligaciones de arrendamiento?

Con demasiada frecuencia, las organizaciones se encuentran al borde del vencimiento de un arrendamiento sin tener tiempo para analizar adecuadamente el mercado y considerar todas las opciones. Un enfoque simplificado para la gestión de arrendamientos proporcionará una visión precisa de los próximos eventos críticos de arrendamiento, para que pueda evitar el escollo de no estar preparado.

Hay un profundo valor estratégico en esta información. Al saber cuándo expiran los contratos de arrendamiento y dónde están los mercados en el ciclo, puedes asegurarte de que estás aprovechando las condiciones favorables del mercado.

El equipo de bienes raíces de una compañía global de biociencias dice que la administración de arrendamientos proporciona informes de cartera que muestran los vencimientos del arrendamiento y los detalles de las opciones que les permiten pensar siempre con uno, dos e incluso tres años de anticipación.

2. Gestión simplificada de los arrendamientos

¿Tienes un mecanismo para garantizar que el alquiler se pague con precisión y a tiempo en toda tu empresa?

La gestión de una cartera de escala puede ser una gran hazaña logística. Un flujo de pago de alquiler consolidado puede simplificar el proceso y reducir la carga administrativa de la gestión de los pagos.

Un proceso sólido incluye la comprobación cruzada de las facturas con el contrato de arrendamiento para la exactitud. Tu equipo de administración de arrendamiento también puede configurar informes de variación de la renta para marcar los cambios en la renta y luego profundizar en los detalles para comprender las variaciones y garantizar que los cargos sean correctos. Bajo un programa integral de revisión de facturas de bienes raíces, debes esperar ver ahorros de costos y evitación de 0,4% a 0,8% de tu gasto anual total con tus propietarios. Si no estás revisando todas las facturas con respecto a los términos de arrendamiento negociados, estás dejando dinero sobre la mesa.

3. Procesos de revisión basados en análisis

¿Tienes revisiones de flujo de vencimientos y fechas críticas de arrendamientos?

Con revisiones de fechas críticas de forma regular, como mensuales, es más fácil realizar un seguimiento de los elementos de acción. Por ejemplo, puedes descubrir que se está acabando el tiempo para aprovechar una contribución de capital sustancial del propietario que se incluyó en su contrato de arrendamiento.

Entre nuestros clientes de administración de arrendamiento, casi USD 900 millones en contribuciones de capital de propietarios se incorporaron a sus contratos en 2020. Esos fondos, que se pueden dejar sobre la mesa si las empresas no aprovechan la oportunidad de usarlos antes de que acabe el tiempo, a menudo se utilizan para construir espacio o mejorar la construcción de áreas comunes. Y en medio de la pandemia de COVID-19, muchas empresas han encontrado valor en la renegociación de cómo se utilizó ese dinero, trabajando con sus propietarios para asignar contribuciones a la reducción del alquiler.

¿Estás listo para elevar tu programa de administración de arrendamientos?

Muchas organizaciones están viendo el mayor valor que viene con un enfoque inteligente y centralizado para la administración de arrendamientos.

Como dice un ejecutivo corporativo de bienes raíces, tener un socio de servicio de confianza que pueda trabajar dentro del complejo entorno empresarial de la empresa es fundamental para el éxito, desde proporcionar datos precisos para la estrategia de cartera hasta garantizar pagos oportunos y precisos a los proveedores.

Nuestra plataforma de administración de arrendamientos escalable está diseñada para dar soporte a un conjunto diverso de necesidades, incluso la administración de tus datos de arrendamientos y la presentación de informes sobre tus obligaciones de arrendamiento de manera oportuna, asegurando el pago oportuno del alquiler y negociar oportunidades de ahorro y evitación de costos con los propietarios.

Una gestión de arrendamiento más inteligente y centralizada sienta las bases para la planificación estratégica de la cartera. ¿Estás listo para dar el siguiente paso?